สบตา...สื่ออารมณ์

จิตวิทยาการบริหารที่ได้ผล

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพงาน

และประสานวามรู้สึกร่วมกัน

ดวงตาเป็นหน้าต่างของหัวใจ ไม่ใช่จะใช้ได้เฉพาะเรื่องของความรักเท่านั้น แต่ในด้านของการบริหารงาน การมองตาผู้ที่พูดคุยด้วย ก็สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารงานได้เช่นเดียวกัน มันทำให้นักบริหารอ่านใจลูกน้อง เพื่อนำมาเป็นข้อมูลในการพิจารณาและตัดสินใจได้เอง ถือเป็นหนึ่งในหลักจิตวิทยาการบริหารที่ได้ผล

และในการที่จะสบตากับผู้ที่คุณต้องติดต่อ ประสานงาน หรือกับผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด มีหลักในการและคำแนะนำที่น่าสนใจ ดังนี้....

1.ค้นหาสิ่งที่อยู่เบื้องหลังคำพูด
นักบริหารที่มักจะประสานดวงตากับลูกน้องทุกครั้งที่ได้รับการรายงาน จะมีความตั้งใจในการฟังมากขึ้น และอ่านความคิดได้ดีขึ้นด้วย นั่นเพราะดวงตาจะบอกได้มากกว่าคำพูด

ถ้าคุณรักษาระดับสายตาขณะที่ฟังการรายงานของลูกน้อง จะสามารถจับความรู้สึกและได้ข้อมูลที่ลึกซึ้งมากกว่าการรายงานด้วย เช่น จากรายงานของพวกเขา ฟังดูเหมือนจะดำเนินการไปได้ดี แต่มีบางสิ่งที่น่าจะเกิดขึ้นแน่นอน การพิจารณาจากสิ่งที่ลูกน้องพูด กับการพิจารณาจากสิ่งที่คุณเห็น ย่อมแตกตต่างกัน ดังนั้น หากต้องการได้ข้อมูลที่ลึกซึ้งกว่า ก็ควรรักษาระดับสายตาที่จ้องมองผู้พูดหรือผู้รายงาน สิ่งที่ได้จะเป็นตัวช่วยสนับสนุนการตัดสินใจให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

ลูกน้องส่วนใหญ่ มักต้องการนำเสนอรายงานที่ดีๆ แก่เจ้านาย แม้ว่าบางครั้งงานอาจดำเนินไปได้ไม่มีนัก แต่พวกเขาอาจบอกว่า "โครงการนี้กำลังไปได้สวย" หรือ "เรากำลังพยายามทำการบ้านอย่างหนัก เพื่อให้งานสำเร็จ" ไม่ว่าการรายงานนี้อาจจะทำไปเพื่อให้โครงการผ่านหรือเพื่อเอาใจเจ้านายก็ตาม สำหรับนักบริหารที่ดีแล้ว ต้องสามารถรู้มากกว่าสิ่งที่ได้ยิน ด้วยการมองจนกระทั่งเห็นสิ่งที่อยู่เบื้องหลังคำพูดเหล่านั้นได้ทะลุปรุโปร่ง

2.การประชุมหรือพูดคุยต่อหน้า
การรับฟังรายงานอย่างส่งเดชของนักบริหาร ก็เป็นอีกเรื่องหนึ่งที่ก่อให้เกิดความผิดพลาดขึ้นได้ง่ายๆ โดยเฉพาะสำหรับพนักงานที่ทุ่มเทเวลาและกำลังสมอง กว่าจะคิดหาหนทางหรือโครงการหนึ่งๆ ขึ้นมาได้ การรับฟังโดยไม่สนใจหรือไม่สบสายตา จะทำให้พนักงานรู้สึกว่า โครงการหรือผลงานของพวกเขาไม่มีคุณค่า และไม่มีประโยชน์ที่จะทำให้งานสำเร็จหรือทำงานอย่างมีประสิทธิภาพอีกต่อไป

กรณีนี้ หากนักบริหารให้ความสนใจกับงานเพียงแค่ครึ่งใจ พนักงานก็จะทำงานให้ครึ่งเดียวจากที่หวังด้วยเช่นกัน เมื่อใดที่เกิดเหตุการณ์นี้ขึ้น ความสำคัญของเนื้องานก็จะถูกละเลยไปจนหมดสิ้น และย่อมทำให้การพิจารณาหรือตัดสินใจในระดับบริหารเกิดผิดพลาดตามไปด้วย

การส่งจดหมายหรือเอกสารภายใน ไม่ใช่หนทางที่ดีเสมอไป การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพที่สุด ควรต้องมีการเผชิญหน้าและพูดคุยกัน ก็ย้อนกลับไปที่ข้อแรกอีกนั่นแหละที่ว่า มันจะทำให้คุณสามารถอ่านความรู้สึกที่ลึกซี้งกว่า เพื่อใช้เป็นข้อมูลดิบในการพิจารณาหรือตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น

3.ตรวจสอบอุณหภูมิความรู้สึก
ทุกคนมีความรู้สึกที่สื่อถึงความกระตือรือร้น ความอ่อนไหว เจตนาหรือความตั้งใจ และความขัดแย้ง การสื่อสารที่จะทำให้รับอุณภูมิ ก็คือ การประชุมหรือเรียกพบเพื่อคุยกันในแบบของการเผชิญหน้า

ความพยายามที่จะคุยกับพนักงานเป็นกลุ่มอย้างน้อยเดือนละครั้ง เพื่อให้ทุกคนได้พูดคุยกัน จะทำให้การดำเนินงานราบรื่นขึ้น เหมือนกับการระดมสมองเพื่อเฟ้นหาสิ่งที่ดีกว่าจากฝ่ายทำงานทั้งหลาย และยังช่วยให้ระดับบริหารได้ข้อมูลในการตัดสินใจที่ดีกว่าด้วย

4.การประชุมในช่วงเช้า ทำให้เกิดความต่อเนื่อง
สิ่งจำเป็นสำหรับนักบริหารที่ดี คือการรับรู้ความรู้สึกที่แท้จริงหรืออุณหภูมิความรู้สึกของพนักงาน เช่นเดียวกับความเห็นที่ดีมาจากระบบการทำงานที่ดี ดังนั้น การประชุมในช่วงเช้า เพื่อเปิดโอกาสให้พนักงานได้แสดงความคิดเห็น จะทำให้นักบริหารสามารถตั้งข้อสังเกตุได้ดีขึ้นจากแผนกต่างๆ หรือฝ่ายทำงานแต่ละส่วน เพื่อนำมาใช้เป็นหัวข้อสรุปในการพิจารณาหรือตัดสินใจ และยังทำให้ทุกฝ่ายทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อรับรู้ว่าแต่ละฝ่ายทำงานรับผิดชอบอย่างไร ผลกระทบที่เกิดขึ้นจากฝ่ายใดเป็นอย่างไร สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้การประสานงานในแต่ละฝ่ายเป็นไปอย่างราบรื่น

แต่อย่าลืม ขั้นแรกของการสื่อสาร ก็เพื่อดึงเอาข้อเท็จจริงออกมาได้มากกว่า ด้วยการสบตาผู้รายงานแต่ละคน การทำเช่นนี้จะทำให้ผู้บริหารเข้าใจพนักงานฝ่ายปฎิบัติการได้ดีขึ้น และก่อให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงขึ้นนั่นเอง